Assistant(e) de direction de copropriété H/F

Solgaleon recrute pour l'un de ses clients, un cabinet indépendant spécialisé dans l'administration de copropriétés, implanté à Saint-Denis (93).

Cette structure à taille humaine administre plus de 100 copropriétés et accompagne au quotidien copropriétaires, conseils syndicaux et partenaires dans la gestion de leurs immeubles.

Le cabinet accorde une importance particulière à la proximité, à la réactivité et à la qualité de la relation avec ses clients. Son organisation repose sur une équipe expérimentée, au sein de laquelle la circulation de l'information, la rigueur et l'entraide occupent une place centrale.

Dans le cadre du départ à la retraite, en décembre 2026, de son assistante de direction présente depuis plus de vingt ans, le cabinet recherche aujourd'hui une Assistante ou un Assistant de direction expérimenté(e) en copropriété.

Une prise de poste est souhaitée au plus tard en octobre 2026, afin de permettre une période de transmission en binôme d'environ deux mois avec l'assistante actuellement en poste.

Vos missions

Véritable point de coordination du cabinet, vous accompagnez la direction et les gestionnaires dans le suivi administratif quotidien des copropriétés.

Vous assurez la bonne circulation de l'information, veillez au suivi des dossiers et contribuez à la qualité des réponses apportées aux copropriétaires, conseils syndicaux et différents partenaires.

Vos principales missions

Gestion du courrier et des communications

✓ Réception, ouverture, tri et numérisation du courrier ;

✓ Identification des demandes urgentes et transmission aux collaborateurs concernés ;

✓ Rédaction et suivi des courriers et courriels ;

✓ Réponse aux demandes courantes des copropriétaires et conseils syndicaux ;

✓ Relations avec les notaires, entreprises, experts, assureurs, avocats et autres intervenants ;

✓ Suivi des réponses et relance des interlocuteurs.

Suivi administratif des copropriétés

✓ Préparation administrative des dossiers d'assemblées générales ;

✓ Participation à la préparation et à l'envoi des convocations et procès-verbaux ;

✓ Classement et suivi des résolutions et décisions votées ;

✓ Mise à jour des carnets d'entretien et des informations relatives aux immeubles ;

✓ Suivi administratif des mutations, sinistres, expertises et travaux ;

✓ Préparation et transmission des documents nécessaires aux gestionnaires.

Organisation et coordination du cabinet

✓ Gestion et coordination des agendas et rendez-vous ;

✓ Accueil téléphonique et physique ;

✓ Organisation des interventions des entreprises et prestataires ;

✓ Gestion des commandes et fournitures ;

✓ Suivi des dossiers à l'aide de tableaux de bord ;

✓ Alerte de la direction sur les échéances, urgences et dossiers nécessitant une relance.

Gestion documentaire

✓ Classement et archivage des documents papier et numériques ;

✓ Organisation et fiabilisation de l'arborescence documentaire ;

✓ Recherche et mise à disposition rapide des pièces ;

✓ Participation à la formalisation des procédures internes du cabinet.

✓ Formation Bac à Bac +2 minimum ;

✓ Expérience en syndic de copropriété, administration de biens ou agence immobilière ;

✓ Bonne connaissance du fonctionnement d’une copropriété ;

✓ Excellente maîtrise du français et de l’orthographe ;

✓ Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ;

✓ La connaissance du logiciel Gestion Intégrale est un plus ;

✓ Sens de l’organisation et de la rigueur ;

✓ Capacité à gérer plusieurs dossiers et prioriser les urgences ;

✓ Autonomie et esprit d’initiative ;

✓ Discrétion et confidentialité ;

✓ Diplomatie et bon relationnel ;

✓ Sens du service et goût du travail en équipe.